Contents
Wiens persoonsgegevens verwerken we?
Welke persoonsgegevens verwerken we als onderdeel van een (mogelijke) arbeidsrelatie
Welke gegevens verwerken wij wanneer u onze website gebruikt?
Wat doen we met uw persoonsgegevens?
Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?
Wat zijn de juridische grondslagen voor onze verwerking van uw persoonsgegevens?
Waar verwerken we persoonsgegevens?
Hoe lang verwerken we persoonsgegevens?
De Autoriteit Persoonsgegevens
Dit is ons gegevensbeschermings- en privacybeleid dat uitlegt wie we zijn, waarom en hoe we persoonsgegevens verwerken en, als het gaat om persoonsgegevens die u betreffen, welke rechten u heeft en hoe u contact met ons kunt opnemen als u dit nodig heeft.
Wij zijn Ricoh Nederland B.V. Onze contactgegevens en andere informatie staan beschreven aan het einde van dit beleid.
In het algemeen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van uw persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). Dit betekent dat we bepaalde wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden hebben ten aanzien van onze verwerkingsactiviteiten. Deze Privacyverklaring dient ertoe u te informeren over hoe wij aan onze verplichtingen voldoen en invulling geven aan onze verantwoordelijkheden
We kunnen uw persoonsgegevens verwerken als:
Er zijn verschillende redenen die er voor zorgen dat wij uw persoonsgegevens verwerken:
· Persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt.
· Persoonsgegevens uit publieke bronnen.
· Persoonsgegevens uit onze communicatie met u.
De persoonsgegevens die u betreffen en die wij verwerken kunnen daardoor de onderstaande informatie bevatten:
· Contact- en basisgegevens, waaronder naam, adres, functietitel, titel, telefoonnummer, KvK-nummer, BTW nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres. Deze gegevens kunnen betrekking hebben op uw werk of op u persoonlijk, afhankelijk van de aard van onze relatie met u of de persoon voor wie u werkt.
· Gegevens die door u worden verstrekt waaronder geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats en geslacht
· Gegevens betreffende opleidingen, voorafgaande dienstbetrekkingen en andere gegevens relevant met het oog op het vervullen van de functie zoals een cv, motivatiebrief, cijferlijsten, diploma’s, publicaties en salaris indicaties.
· informatie die voortvloeit uit assessments en persoonlijkheidsvragenlijsten die we inwinnen als onderdeel van de sollicitatieprocedure.
· informatie die wij ontvangen in het kader van een pre-employement screening, waaronder een bewijs van goed gedrag, een kopie van uw paspoort of ander bewijs van uw identiteit.
· overige gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.
Wanneer u als (interim) professional in opdracht voor of met Ricoh gaat werken verwerken wij:
· Gegevens gerelateerd aan de administratie en-of personeelsadministratie; NAW gegevens, vaststelling identiteit, diploma’s, indien nodig BSN nummer.
· Eventueel BTW nummer, adres en vestigingsplaats, vaststelling identiteit, indien nodig werkvergunning, timesheets en inkomende en uitgaande factuur details.
· Daarnaast verwerken wij gegevens in het kader van een mogelijke pre-employment screening (PES). Specifiek voor deze screening kunnen gegevens worden gevraagd zoals Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en opleidingsverklaringen.
Verstrekking van deze gegevens is altijd op vrijwillige basis. Ricoh legt geen bijzondere persoonsgegevens vast tenzij dit (alsnog) wettelijk wordt verplicht. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig gedrag.
Informatie die we van u ontvangen wanneer u onze website gebruikt, omvat:
Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
· het garanderen van een efficiënte sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld door gegevens van de sollicitant te gebruiken om contact op te nemen, relevante stukken te delen met betrokkenen bij de sollicitatieprocedure (zoals gesprekspartners tijdens een sollicitatiegesprek) en het op een juiste manier afhandelen van een procedure (zoals de sollicitant in het systeem aan te merken als “afgewezen”, “aangenomen” of “opgenomen in talent-pool”);
· Bij contract aanbiedingen en bij een succesvol selectieproces ook het opnemen in het personeelsadministratie systeem.
· antecedenten onderzoek te doen;
· de afhandeling van de door u gemaakte onkosten (voor zover u voor een dergelijke vergoeding in aanmerking komt);
· om u in de toekomst nogmaals te benaderen voor een ander (soortgelijke) functie bij Ricoh, indien u niet wordt aangenomen voor de huidige functie waarop u solliciteert;
· het handhaven van onze interne integriteit, de toegangscontrole en beveiliging van onze kantoorpanden en websites;
· het kunnen beantwoorden en afhandelen van vragen, klachten of ander contact;
· het kunnen verwerken van de aanmelding van een sollicitant voor een evenement en het kunnen voorbereiden, uitvoering geven aan- en afhandelen van een evenement waarvoor de sollicitant zich heeft aangemeld; en/of
· de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.
Voor bezoekers van onze werkenbij website:
Toegang tot persoonsgegevens zal beperkt zijn tot die personen die de informatie nodig hebben voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens verzameld zijn. Dit betreft personen van HR en andere personen die betrokken zijn in het werving- en selectieproces.
We kunnen uw persoonsgegevens delen met:
Andere manieren waarop wij persoonsgegevens kunnen verstrekken
We kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen:
De juridische grondslagen waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zijn als volgt:
Met betrekking tot kandidaten & interim professionals;
Met betrekking tot bezoekers van onze werkenbij website:
De verwerking kan in sommige gevallen gebaseerd zijn op toestemming van u als sollicitant. In dergelijke gevallen heeft u het recht om de toestemming te weigeren zonder dat dit voor u nadelige consequenties heeft. We kunnen uw sollicitatiegegevens die zijn verstrekt in deze sollicitatieprocedure dan niet langer gebruiken om te bepalen of we u zullen benaderen voor toekomstige vacatures. Ook kunt u de gegeven toestemming op elk gewenst moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de aan dat moment voorafgaande verwerkingen.
Bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor sommige van de hierboven gespecificeerde doeleinden kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen die zich buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: "EER") bevinden. In dergelijke situaties zorgen wij voor passende waarborgen die in overeenstemming met de AVG een toereikend niveau van bescherming bieden voor uw rechten en vrijheden als betrokkene. Dit doen wij bijvoorbeeld door het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten voor gegevensoverdracht, of door uw persoonsgegevens enkel door te geven aan derden die volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau waarborgen.
We verwerken persoonsgegevens alleen voor zolang als nodig is voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld, waarna deze worden verwijderd of gearchiveerd, behalve voor zover het noodzakelijk is voor ons om verder te verwerken voor het doel van de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn of voor een ander legitiem en wettig doel.
Kandidaten en interim professionals:
Voor bezoekers van onze werkenbij website:
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die wij verwerken:
· Recht op informatie
U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring voorziet in deze informatie. Mocht u eerder nadere informatie wensen dan kunt u Ricoh hierom verzoeken
· Recht op inzage
U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verzamelen en bewaren. Deze inzage omvat ook informatie over de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, hoe lang en waar zij worden bewaard en wie de persoonsgegevens ontvangt.
· Recht op rectificatie
Wij doen ons best om te zorgen dat de persoonsgegevens die wij verwerken juist en volledig zijn. Mocht u toch van mening zijn dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, dan kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens aan te vullen of te wijzigen.
· Recht op verwijdering
In bepaalde situaties heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de gegevens in strijd met de wettelijke kaders zijn verwerkt of als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en bewaard.
· Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Dit houdt in dat wij de verwerking van uw gegevens gedurende een bepaalde tijd opschorten. Omstandigheden die hiertoe aanleiding geven, zijn bijvoorbeeld situaties waarin u de juistheid van de gegevens in twijfel trekt, of omdat u van mening bent dat de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn en bewaard worden. Dit recht weerhoudt ons niet ervan om uw persoonsgegevens te blijven verwerken. Wij laten u weten wanneer de beperking wordt opgeheven.
· Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U kunt persoonsgegevens die Ricoh van u bewaart, in bepaalde gevallen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm opvragen. Na ontvangst van de persoonsgegevens staat het u vrij om deze informatie over te dragen aan derden.
· Recht op bezwaar
U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Tenzij we een dwingende, legitieme reden voor de verwerking hebben, zullen we uw persoonsgegevens niet meer verwerken wanneer u een bezwaar indient.
· Recht om uw toestemming te herroepen
Wanneer de gegevensverwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om de verleende toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Na ontvangst van uw verzoek zal Ricoh de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend direct stoppen. Het intrekken van toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de aan dat moment voorafgaande verwerkingen.
Let op: houd er rekening mee dat uw rechten in sommige gevallen niet absoluut zijn en dat we mogelijk niet verplicht zijn om aan uw verzoek te voldoen. Wij zullen altijd per geval toetsen of hieraan uitvoering moet worden gegeven en zullen u hiervan op de hoogte stellen.
Hoe u uw toestemming voor verwerking intrekt
U kunt uw toestemming voor elke relevante verwerking van persoonsgegevens intrekken door ons te schrijven op onderstaand adres. Ook kunt u ons vragen uw gegevens te verwijderen. Als u dit wenst dan kunt u contact opnemen met admin@ricoh-careers.nl. Verzoekt u ons uw gegevens te verwijderen dan sturen wij u hiervan uiteraard een bevestiging per email waarin de datum van verwijdering zal zijn opgenomen. Wij verwijderen al uw gegevens uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van u verzoek, tenzij verwerking nodig is voor het nakomen van een wettelijke plicht, onderbouwing van een rechtsvordering of een andere grond uit de AVG.
Hoe u uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens kunt uitoefenen
U kunt uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens uitoefenen door ons te schrijven op onderstaand adres.
Houd er rekening mee dat we u mogelijk om verdere informatie moeten vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij de gevraagde informatie verstrekken.
Ons gebruik van cookies om persoonsgegevens te verwerken, wordt uitgelegd in ons cookiebeleid, waarvan wij u verzoeken het te lezen.
Onze volledige contactgegevens zijn:
Ricoh Nederland B.V.
Hambakenwetering 1
‘s-Hertogenbosch
5231 DD
E-mail: admin@ricoh-careers.nl
De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende instantie in Nederland en kan u nadere informatie verstrekken over uw rechten en onze verplichtingen met betrekking tot uw persoonsgegevens, en kan klachten die u heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens behandelen.
Alle wijzigingen die we in de toekomst aanbrengen in ons privacy beleid zullen op deze pagina worden geplaatst en, indien van toepassing, per e-mail aan u worden gemeld. Kom regelmatig terug om updates of wijzigingen in ons privacy beleid te bekijken.
Datum van dit beleid
Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 08/03/2023