Privacyverklaring

 Dit is ons gegevensbeschermings- en privacybeleid dat uitlegt wie we zijn, waarom en hoe we persoonsgegevens verwerken en, als het gaat om persoonsgegevens die u betreffen, welke rechten u heeft en hoe u contact met ons kunt opnemen als u dit nodig heeft.

 Wij zijn Ricoh Nederland B.V. Onze contactgegevens en andere informatie staan beschreven aan het einde van dit beleid. 

In het algemeen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van uw persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). Dit betekent dat we bepaalde wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden hebben ten aanzien van onze verwerkingsactiviteiten. Deze Privacyverklaring dient ertoe u te informeren over hoe wij aan onze verplichtingen voldoen en invulling geven aan onze verantwoordelijkheden

 We kunnen uw persoonsgegevens verwerken als:

• U een kandidaat of interim professional bent.
• U onze website bezoekt. 

 Er zijn verschillende redenen die er voor zorgen dat wij uw persoonsgegevens verwerken:

·       Persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt.

·       Persoonsgegevens uit publieke bronnen.

·       Persoonsgegevens uit onze communicatie met u. 

 De persoonsgegevens die u betreffen en die wij verwerken kunnen daardoor de onderstaande informatie bevatten:

·       Contact- en basisgegevens, waaronder naam, adres, functietitel, titel, telefoonnummer, KvK-nummer, BTW nummer, bankrekeningnummer, website, e-mailadres. Deze gegevens kunnen betrekking hebben op uw werk of op u persoonlijk, afhankelijk van de aard van onze relatie met u of de persoon voor wie u werkt.

• Publieke profiel informatie van social media en openbare bronnen. Denk bijvoorbeeld aan Linkedin, Facebook en andere publieke databronnen.
• Informatie over u die u ons geeft door telefonisch, per e-mail, via onze website, via sociale media of anderszins met ons te communiceren.

• Informatie die u ons geeft of die we verkrijgen wanneer u onze diensten afneemt, deelneemt aan een wedstrijd, promotie of enquête, of contact met ons opneemt om een probleem te melden of een van deze dingen te doen namens de persoon voor wie u werkt.

·       Gegevens die door u worden verstrekt waaronder geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats en geslacht 

·       Gegevens betreffende opleidingen, voorafgaande dienstbetrekkingen en andere gegevens relevant met het oog op het vervullen van de functie zoals een cv, motivatiebrief, cijferlijsten, diploma’s, publicaties en salaris indicaties.

·       informatie die voortvloeit uit assessments en persoonlijkheidsvragenlijsten die we inwinnen als onderdeel van de sollicitatieprocedure.

·       informatie die wij ontvangen in het kader van een pre-employement screening, waaronder een bewijs van goed gedrag, een kopie van uw paspoort of ander bewijs van uw identiteit.

·       overige gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

Wanneer u als (interim) professional in opdracht voor of met Ricoh gaat werken verwerken wij:

·       Gegevens gerelateerd aan de administratie en-of personeelsadministratie; NAW gegevens, vaststelling identiteit, diploma’s, indien nodig BSN nummer.

·       Eventueel BTW nummer, adres en vestigingsplaats, vaststelling identiteit, indien nodig werkvergunning, timesheets en inkomende en uitgaande factuur details.

·       Daarnaast verwerken wij gegevens in het kader van een mogelijke pre-employment screening (PES). Specifiek voor deze screening kunnen gegevens worden gevraagd zoals Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en opleidingsverklaringen.

Verstrekking van deze gegevens is altijd op vrijwillige basis. Ricoh legt geen bijzondere persoonsgegevens vast tenzij dit (alsnog) wettelijk wordt verplicht. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig gedrag.

Informatie die we van u ontvangen wanneer u onze website gebruikt, omvat:

• Technische informatie, inclusief het internetprotocol (IP)-adres dat wordt gebruikt om uw computer met internet te verbinden, uw aanmeldingsgegevens, browsertype en -versie, tijdzone instelling, typen en versies van browserplug-ins, besturingssysteem en platform.
• Informatie over uw bezoek, inclusief de volledige Uniform Resource Locators (URL), klikstream naar, via en vanaf onze website (inclusief datum en tijd), producten die u hebt bekeken of gezocht, responstijden van pagina’s, downloadfouten, duur van bezoeken aan bepaalde pagina’s, pagina-interactie-informatie (zoals scrollen, klikken en het bewegen van uw muis over specifieke onderdelen), methoden die worden gebruikt om van de pagina weg te bladeren.
• Het telefoonnummer dat wordt gebruikt om ons klantenservicenummer te bellen.
• De social media schermnamen, gebruikt om verbinding te maken met ons klantenserviceteam.
• Door de bezoeker verstrekte persoonsgegevens zoals voor- en achternaam en het e-mailadres dat nodig is om (vacature-)nieuwsbrieven en/of whitepapers te kunnen toesturen.

 Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Voor bemiddelings-doeleinden: ter beoordeling van geschiktheid en beschikbaarheid in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk of opdracht.
• Om u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en andere activiteiten die hiermee direct samenhangen.
• Bij het tot stand komen en het onderhouden van een bemiddelingsrelatie.
• Voor managementdoeleinden zoals interne managementinformatie, het uitoefenen van audits en controle en voor kwaliteitsdoeleinden zoals het uitvoeren van recruitment rapportages en sourcing rapportages aan klanten.

·       het garanderen van een efficiënte sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld door gegevens van de sollicitant te gebruiken om contact op te nemen, relevante stukken te delen met betrokkenen bij de sollicitatieprocedure (zoals gesprekspartners tijdens een sollicitatiegesprek) en het op een juiste manier afhandelen van een procedure (zoals de sollicitant in het systeem aan te merken als “afgewezen”, “aangenomen” of “opgenomen in talent-pool”);

·       Bij contract aanbiedingen en bij een succesvol selectieproces ook het opnemen in het personeelsadministratie systeem.

·       antecedenten onderzoek te doen;

·       de afhandeling van de door u gemaakte onkosten (voor zover u voor een dergelijke vergoeding in aanmerking komt);

·       om u in de toekomst nogmaals te benaderen voor een ander (soortgelijke) functie bij Ricoh, indien u niet wordt aangenomen voor de huidige functie waarop u solliciteert;

·       het handhaven van onze interne integriteit, de toegangscontrole en beveiliging van onze kantoorpanden en websites;

·       het kunnen beantwoorden en afhandelen van vragen, klachten of ander contact;

·       het kunnen verwerken van de aanmelding van een sollicitant voor een evenement en het kunnen voorbereiden, uitvoering geven aan- en afhandelen van een evenement waarvoor de sollicitant zich heeft aangemeld; en/of

·       de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.

 Voor bezoekers van onze werkenbij website:

• Wij verzamelen enkel de gegevens van bezoekers die zelf kenbaar hebben gemaakt dat te willen. Deze gegevens zijn bedoeld om een persoon aan te kunnen spreken met zijn voor en achternaam en het e-mailadres is nodig om (vacature-)nieuwsbrieven en/of whitepapers te kunnen toesturen.

Toegang tot persoonsgegevens zal beperkt zijn tot die personen die de informatie nodig hebben voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens verzameld zijn. Dit betreft personen van HR en andere personen die betrokken zijn in het werving- en selectieproces.      

We kunnen uw persoonsgegevens delen met:

• Ieder lid van onze groep, hetgeen betekent onze dochtervennootschappen, onze uiteindelijke holding maatschappij en haar dochtervennootschappen.
• Interne opdrachtgevers voor de voortgang van een recruitment procedure.
• Relevante derde partijen waaronder:
• onze zakelijke partners voor de uitvoering van iedere overeenkomst die wij aan gaan of andere transacties die we hebben in de normale gang van zaken met u of de persoon voor wie u werkt;
• Leveranciers waaronder HR managementtools ter ondersteuning van het recuitmentproces
• onze auditors, juridische adviseurs en andere professionele adviseurs of dienstverleners;.

 Andere manieren waarop wij persoonsgegevens kunnen verstrekken

We kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen:

• In het geval dat we een onderneming of activa verkopen of kopen, in welk geval we uw persoonsgegevens kunnen bekendmaken aan de toekomstige verkoper of koper van dergelijke bedrijven of activa die vallen onder de voorwaarden van dit privacy beleid.
• Als wij of vrijwel al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval persoonsgegevens die zij van haar klanten heeft, een van de overgedragen activa zullen zijn.
• Als we verplicht zijn om uw persoonsgegevens vrij te geven of te delen om te voldoen aan enige wettelijke verplichting, of om onze leveringsvoorwaarden en andere overeenkomsten met u af te dwingen of toe te passen; of om de rechten, eigendommen of veiligheid van Ricoh, onze klanten of anderen te beschermen. Dit omvat het uitwisselen van informatie met andere ondernemingen en organisaties met het oog op bescherming tegen fraude en vermindering van het kredietrisico.

De juridische grondslagen waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zijn als volgt:

• Wanneer het noodzakelijk is om uw voorafgaande toestemming voor de betreffende verwerking  te verkrijgen en ons toestemming te geven dit te doen, zullen wij uw toestemming met betrekking tot de betreffende verwerking verkrijgen en daarop vertrouwen (zie hieronder hoe u uw toestemming op ieder moment kan intrekken).
• Anders zullen we uw persoonsgegevens verwerken wanneer de verwerking noodzakelijk is
• voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u een partij bent of om maatregelen te ondernemen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een dergelijke overeenkomst;
• om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust; of
• voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die door ons of een andere persoon worden nagestreefd, op voorwaarde dat dit alleen gebeurt in omstandigheden waarin die gerechtvaardigde belangen niet worden ondermijnd door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonsgegevens nopen (de meeste omstandigheden 
• waarin we uw persoonsgegevens verwerken met betrekking tot een relatie die we hebben met de persoon voor wie u werkt zullen in deze categorie vallen).

Met betrekking tot kandidaten & interim professionals;

• Wij verzamelen persoonsgegevens vanaf het moment dat gegevens worden achtergelaten op onze website(s) via directe inschrijving of via reacties op extern geplaatste vacature uitingen en/of als u uzelf op andere wijze bij ons aanmeldt (om gebruik te maken van onze dienstverlening).
• Wij verzamelen gegevens vanaf het moment dat digitaal of persoonlijk contact wordt gezocht met onze vestigingen en/of recruitment professionals.
• Wij verzamelen gegevens als een van onze professionals actief contact zoekt met externe kandidaten. Wij zullen dan altijd om toestemming vragen uw gegevens te mogen bewaren.
• De persoonsgegevens worden ontvangen en verwerkt door onze recruitment professionals of

Met betrekking tot bezoekers van onze werkenbij website:

• Wij verzamelen persoonsgegevens vanaf het moment dat er gegevens worden achtergelaten op onze website in relatie tot onze nieuwsbrieven, whitepapers of vacature-abonnementen.

De verwerking kan in sommige gevallen gebaseerd zijn op toestemming van u als sollicitant. In dergelijke gevallen heeft u het recht om de toestemming te weigeren zonder dat dit voor u nadelige consequenties heeft. We kunnen uw sollicitatiegegevens die zijn verstrekt in deze sollicitatieprocedure dan niet langer gebruiken om te bepalen of we u zullen benaderen voor toekomstige vacatures. Ook kunt u de gegeven toestemming op elk gewenst moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de aan dat moment voorafgaande verwerkingen.

Bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor sommige van de hierboven gespecificeerde doeleinden kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen die zich buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: "EER") bevinden. In dergelijke situaties zorgen wij voor passende waarborgen die in overeenstemming met de AVG een toereikend niveau van bescherming bieden voor uw rechten en vrijheden als betrokkene. Dit doen wij bijvoorbeeld door het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten voor gegevensoverdracht, of door uw persoonsgegevens enkel door te geven aan derden die volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau waarborgen.

We verwerken persoonsgegevens alleen voor zolang als nodig is voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld, waarna deze worden verwijderd of gearchiveerd, behalve voor zover het noodzakelijk is voor ons om verder te verwerken voor het doel van de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn of voor een ander legitiem en wettig doel.

Kandidaten en interim professionals:

• Algemeen: als u toestemming hebt gegeven voor het bewaren van uw gegevens dan werken wij standaard met een bewaartermijn van 12 maanden, gerekend vanaf de datum waarop u toestemming hebt verleend.
• Bemiddelingsrelatie: in geval van een ‘bemiddelingsrelatie’ bewaren wij uw gegevens 24 maanden vanaf het moment waarop het bemiddelingsproces met een opdrachtgever eindigt, dit onafhankelijk van het eindresultaat.
• Start u een interim opdracht of tijdelijke inzet dan bewaren wij uw gegevens 24 maanden na einde van uw opdracht. De financiële data die hieraan verbonden zijn kennen een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
• uw gegevens worden bewaard voor de duur van het recruitment proces, tenzij u afzonderlijke toestemming heeft verleent voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van opname in de talentpool voor toekomstige wervingsprocessen. In dat geval zullen uw gegevens 36 maanden worden bewaard, of langer indien het nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan Ricoh onderworpen is.

Voor bezoekers van onze werkenbij website:

• Als u toestemming hebt gegeven voor het bewaren van uw gegevens voor het ontvangen van een publicatie of whitepaper dan werken wij standaard met een bewaartermijn van 12 maanden.
• Als u uzelf hebt ingeschreven voor onze (vacature)nieuwsbrief loopt deze inschrijving door totdat u deze zelf opzegt.

Wat zijn uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die wij verwerken:

·       Recht op informatie

U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring voorziet in deze informatie. Mocht u eerder nadere informatie wensen dan kunt u Ricoh hierom verzoeken 

·       Recht op inzage

U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verzamelen en bewaren. Deze inzage omvat ook informatie over de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, hoe lang en waar zij worden bewaard en wie de persoonsgegevens ontvangt. 

·       Recht op rectificatie

Wij doen ons best om te zorgen dat de persoonsgegevens die wij verwerken juist en volledig zijn. Mocht u toch van mening zijn dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, dan kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens aan te vullen of te wijzigen.

 ·       Recht op verwijdering

In bepaalde situaties heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de gegevens in strijd met de wettelijke kaders zijn verwerkt of als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en bewaard.

·       Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Dit houdt in dat wij de verwerking van uw gegevens gedurende een bepaalde tijd opschorten. Omstandigheden die hiertoe aanleiding geven, zijn bijvoorbeeld situaties waarin u de juistheid van de gegevens in twijfel trekt, of omdat u van mening bent dat de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn en bewaard worden. Dit recht weerhoudt ons niet ervan om uw persoonsgegevens te blijven verwerken. Wij laten u weten wanneer de beperking wordt opgeheven.

 ·       Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U kunt persoonsgegevens die Ricoh van u bewaart, in bepaalde gevallen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm opvragen. Na ontvangst van de persoonsgegevens staat het u vrij om deze informatie over te dragen aan derden.

·       Recht op bezwaar

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Tenzij we een dwingende, legitieme reden voor de verwerking hebben, zullen we uw persoonsgegevens niet meer verwerken wanneer u een bezwaar indient. 

·       Recht om uw toestemming te herroepen

Wanneer de gegevensverwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om de verleende toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Na ontvangst van uw verzoek zal Ricoh de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend direct stoppen. Het intrekken van toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de aan dat moment voorafgaande verwerkingen. 

Let op: houd er rekening mee dat uw rechten in sommige gevallen niet absoluut zijn en dat we mogelijk niet verplicht zijn om aan uw verzoek te voldoen. Wij zullen altijd per geval toetsen of hieraan uitvoering moet worden gegeven en zullen u hiervan op de hoogte stellen.

Hoe u uw toestemming voor verwerking intrekt
U kunt uw toestemming voor elke relevante verwerking van persoonsgegevens intrekken door ons te schrijven op onderstaand adres. Ook kunt u ons vragen uw gegevens te verwijderen. Als u dit wenst dan kunt u contact opnemen met admin@ricoh-careers.nl. Verzoekt u ons uw gegevens te verwijderen dan sturen wij u hiervan uiteraard een bevestiging per email waarin de datum van verwijdering zal zijn opgenomen. Wij verwijderen al uw gegevens uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van u verzoek, tenzij verwerking nodig is voor het nakomen van een wettelijke plicht, onderbouwing van een rechtsvordering of een andere grond uit de AVG. 

Hoe u uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens kunt uitoefenen
U kunt uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens uitoefenen door ons te schrijven op onderstaand adres.

Houd er rekening mee dat we u mogelijk om verdere informatie moeten vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij de gevraagde informatie verstrekken.

Ons gebruik van cookies om persoonsgegevens te verwerken, wordt uitgelegd in ons cookiebeleid, waarvan wij u verzoeken het te lezen.

 Onze volledige contactgegevens zijn:

Ricoh Nederland B.V.
Hambakenwetering 1

‘s-Hertogenbosch

5231 DD
E-mail: admin@ricoh-careers.nl

De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende instantie in Nederland en kan u nadere informatie verstrekken over uw rechten en onze verplichtingen met betrekking tot uw persoonsgegevens, en kan klachten die u heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens behandelen.

Alle wijzigingen die we in de toekomst aanbrengen in ons privacy beleid zullen op deze pagina worden geplaatst en, indien van toepassing, per e-mail aan u worden gemeld. Kom regelmatig terug om updates of wijzigingen in ons privacy beleid te bekijken.

Datum van dit beleid
Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 08/03/2023