Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie Melding niet meer tonen
Smart Recruitment Sites

Privacyverklaring

GEGEVENSBESCHERMINGS- EN PRIVACYBELEID

Wat is dit beleid?

Dit is ons gegevensbeschermings- en privacybeleid dat uitlegt wie we zijn, waarom en hoe we persoonsgegevens verwerken en, als het gaat om persoonsgegevens die u betreffen, welke rechten u heeft en hoe u contact met ons kunt opnemen als u dit nodig heeft.

Wie zijn we?

Wij zijn Ricoh Nederland B.V. Onze contactgegevens en andere informatie staan beschreven aan het einde van dit beleid. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de persoonsgegevens die verwerkt worden in overeenstemming met dit beleid (tenzij in dit beleid anders aangegeven).

Wiens persoonsgegevens verwerken we?
We kunnen uw persoonsgegevens verwerken als:

  • U een kandidaat of interim professional bent.
  • U onze website bezoekt.

Welke persoonsgegevens verwerken we?
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken die wij hetzij van u hebben verkregen hetzij op andere wijze. De persoonsgegevens die u betreffen en die wij verwerken kunnen de onderstaande informatie bevatten.

Uw persoonsgegevens
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken, waaronder:

  • Uw naam.
  • Voor wie u werkt en uw functie of afdeling.
  • Uw adres, telefoonnummer, e-mailadres of andere contactgegevens (deze gegevens kunnen betrekking hebben op uw werk of op u persoonlijk, afhankelijk van de aard van onze relatie met u of de persoon voor wie u werkt).
  • Publieke profiel informatie van social media en openbare bronnen. Denk bijvoorbeeld aan Linkedin, FaceBook en andere publieke databronnen.

Informatie die we verkrijgen uit de communicatie met ons
We kunnen de informatie, die we hebben verkregen door met u te communiceren, verwerken, waaronder:

  • Informatie over u die u ons geeft door telefonisch, per e-mail, via onze website, via sociale media of anderszins met ons te communiceren.
  • Informatie die u ons geeft of die we verkrijgen wanneer u onze website gebruikt, onze diensten afneemt, deelneemt aan een wedstrijd, promotie of enquête, of contact met ons opneemt om een probleem te melden of een van deze dingen te doen namens de persoon voor wie u werkt.
  • Curriculum vitae (CV), informatie van uw werkervaring en informatie over opleidingen, trainingen, stages, voor zover door u zelf verschaft.
  • Geboortedatum alleen als die in uw CV is opgenomen.
  • Gegevens over korte termijn beschikbaarheid en verlof voor zover dit relevant is.
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van uw geschiktheid als potentiele kandidaat voor een vacature. Bijvoorbeeld salaris (indicaties), informatie uit interviews, eventuele referenties en getuigschriften. Alle informatie die wij van u verzamelen wordt altijd op vrijwillige basis verstrekt.
  • Ricoh legt geen bijzondere persoonsgegevens vast tenzij dit (alsnog) wettelijk wordt verplicht. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig gedrag.

Informatie over onze omgang met u?
We kunnen informatie verwerken met betrekking tot onze omgang met u, waaronder:

  • Andere informatie die betrekking heeft op u en die wij nodig hebben om te verwerken om een overeenkomst met u te sluiten of uit te voeren (bijvoorbeeld de informatie van vorige werkgevers of een bewijs van goed gedrag)
  • Informatie over evenementen waarvoor u of aan u gerelateerde personen zijn uitgenodigd en uw persoonsgegevens en voorkeuren voor zover deze informatie relevant is voor het organiseren en beheren van deze evenementen (bijvoorbeeld uw dieetwensen).
  • Informatie over u die u ons verstrekt of die wij anderszins verkrijgen wanneer u ons bezoekt (bijvoorbeeld als u zich aanmeldt of op CCTV wordt vastgelegd terwijl u ons bezoekt, of u ons de registratiegegevens van uw voertuig verstrekt).

Aanvullend: op het moment dat een (interim) professional in loondienst of in opdracht voor of met Ricoh gaat werken:

  • Gegevens gerelateerd aan de administratie en-of personeelsadministratie; NAW gegevens, vaststelling identiteit, diploma’s, indien nodig BSN nummer.
  • Eventueel BTW nummer, adres en vestigingsplaats, vaststelling identiteit, indien nodig werkvergunning, timesheets en inkomende en uitgaande factuur details.
  • Daarnaast verwerken wij gegevens in het kader van een pre-employment screening (PES). Specifiek voor deze screening kunnen gegevens worden gevraagd zoals Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en opleidingsverklaringen. Verstrekking van deze gegevens is altijd op vrijwillige basis.

Welke persoonsgegevens verwerken wij wanneer u onze website gebruikt?
Informatie die we van u ontvangen wanneer u onze website gebruikt, omvat:

  • technische informatie, inclusief het internetprotocol (IP)-adres dat wordt gebruikt om uw computer met internet te verbinden, uw aanmeldingsgegevens, browsertype en -versie, tijdzone instelling, typen en versies van browserplug-ins, besturingssysteem en platform;
  • informatie over uw bezoek, inclusief de volledige Uniform Resource Locators (URL), klikstream naar, via en vanaf onze website (inclusief datum en tijd), producten die u hebt bekeken of gezocht, responstijden van pagina’s, downloadfouten, duur van bezoeken aan bepaalde pagina’s, pagina-interactie-informatie (zoals scrollen, klikken en het bewegen van uw muis over specifieke onderdelen), methoden die worden gebruikt om van de pagina weg te bladeren, en elk telefoonnummer dat wordt gebruikt om ons klantenservicenummer te bellen of de social media schermnamen, gebruikt om verbinding te maken met ons klantenserviceteam.
  • Wij verzamelen enkel de gegevens van bezoekers die zelf kenbaar hebben gemaakt dat te willen. Deze gegevens zijn bedoeld om een persoon aan te kunnen spreken met zijn voor en achternaam en het e-mailadres is nodig om (vacature-)nieuwsbrieven en/of whitepapers te kunnen toesturen.

Cookies
Ons gebruik van cookies om persoonsgegevens te verwerken, wordt uitgelegd in ons cookiebeleid, waarvan wij u verzoeken het te lezen.

Wat doen we met uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken gegevens uitsluitend voor de uitvoering van ons recruitment proces:

  • Voor bemiddelings-doeleinden: ter beoordeling van geschiktheid en beschikbaarheid in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk of opdracht.
  • Om u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en andere activiteiten die hiermee direct samenhangen.
  • Bij het tot stand komen en het onderhouden van een bemiddelingsrelatie.
  • Voor managementdoeleinden zoals interne managementinformatie, het uitoefenen van audits en controle en voor kwaliteitsdoeleinden zoals het uitvoeren van recruitment rapportages en sourcing rapportages aan klanten.

Voor bezoekers van onze werkenbij website:

  • Wij verzamelen enkel de gegevens van bezoekers die zelf kenbaar hebben gemaakt dat te willen. Deze gegevens zijn bedoeld om een persoon aan te kunnen spreken met zijn voor en achternaam en het e-mailadres is nodig om (vacature-)nieuwsbrieven en/of whitepapers te kunnen toesturen.

Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?          

We kunnen uw persoonsgegevens delen met:

  • Ieder lid van onze groep, hetgeen betekent onze dochtervennootschappen, onze uiteindelijke holding maatschappij en haar dochtervennootschappen.
  • Interne opdrachtgevers voor de voortgang van een recruitment procedure.
  • Relevante derde partijen waaronder:
    • onze zakelijke partners voor de uitvoering van iedere overeenkomst die wij aan gaan of andere transacties die we hebben in de normale gang van zaken met u of de persoon voor wie u werkt;
    • onze auditors, juridische adviseurs en andere professionele adviseurs of dienstverleners;.

Andere manieren waarop wij persoonsgegevens kunnen verstrekken
We kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen:

  • In het geval dat we een onderneming of activa verkopen of kopen, in welk geval we uw persoonsgegevens kunnen bekendmaken aan de toekomstige verkoper of koper van dergelijke bedrijven of activa die vallen onder de voorwaarden van dit privacy beleid.
  • Als wij of vrijwel al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval persoonsgegevens die zij van haar klanten heeft, een van de overgedragen activa zullen zijn.
  • Als we verplicht zijn om uw persoonsgegevens vrij te geven of te delen om te voldoen aan enige wettelijke verplichting, of om onze leveringsvoorwaarden en andere overeenkomsten met u af te dwingen of toe te passen; of om de rechten, eigendommen of veiligheid van Ricoh, onze klanten of anderen te beschermen. Dit omvat het uitwisselen van informatie met andere ondernemingen en organisaties met het oog op bescherming tegen fraude en vermindering van het kredietrisico.

Wat zijn de juridische grondslagen voor onze verwerking van uw persoonsgegevens?
De juridische grondslagen waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zijn als volgt:

  • Wanneer het noodzakelijk is om uw voorafgaande toestemming voor de betreffende verwerking  te verkrijgen en ons toestemming te geven dit te doen, zullen wij uw toestemming met betrekking tot de betreffende verwerking verkrijgen en daarop vertrouwen (zie hieronder hoe u uw toestemming op ieder moment kan intrekken).
  • Anders zullen we uw persoonsgegevens verwerken wanneer de verwerking noodzakelijk is
    • voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u een partij bent of om maatregelen te ondernemen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een dergelijke overeenkomst;
    • om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust; of
    • voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die door ons of een andere persoon worden nagestreefd, op voorwaarde dat dit alleen gebeurt in omstandigheden waarin die gerechtvaardigde belangen niet worden ondermijnd door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonsgegevens nopen (de meeste omstandigheden waarin we uw persoonsgegevens verwerken met betrekking tot een relatie die we hebben met de persoon voor wie u werkt zullen in deze categorie vallen).

Met betrekking tot kandidaten & interim professionals;

  • Wij verzamelen persoonsgegevens vanaf het moment dat gegevens worden achtergelaten op onze website(s) via directe inschrijving of via reacties op extern geplaatste vacature uitingen en/of als u uzelf op andere wijze bij ons aanmeldt (om gebruik te maken van onze dienstverlening).
  • Wij verzamelen gegevens vanaf het moment dat digitaal of persoonlijk contact wordt gezocht met onze vestigingen en/of recruitment professionals.
  • Wij verzamelen gegevens als een van onze professionals actief contact zoekt met externe kandidaten. Wij zullen dan altijd om toestemming vragen uw gegevens te mogen bewaren.
  • De persoonsgegevens worden ontvangen en verwerkt door onze recruitment professionals of

Met betrekking tot bezoekers van onze werkenbij website:

  • Wij verzamelen persoonsgegevens vanaf het moment dat er gegevens worden achtergelaten op onze website in relatie tot onze nieuwsbrieven, whitepapers of vacature-abonnementen.

Waar verwerken we persoonsgegevens?
De gegevens die wij met betrekking tot u verwerken, kunnen worden doorgegeven naar en opgeslagen op een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) die mogelijk niet onderworpen is aan gelijkwaardige gegevensbeschermingswetgeving.

Alle persoonsgegevens die worden verwerkt, worden veilig opgeslagen. Helaas is de overdracht van informatie via internet niet volledig veilig. Hoewel we ons best zullen doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen we de veiligheid van uw gegevens die naar onze website worden verzonden niet garanderen en is verzending op uw eigen risico. Zodra we uw informatie hebben ontvangen, zullen we strikte procedures en beveiligingsfuncties gebruiken om te proberen ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Hoe lang verwerken we persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegevens alleen voor zolang als nodig is voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld, waarna deze worden verwijderd of gearchiveerd, behalve voor zover het noodzakelijk is voor ons om verder te verwerken voor het doel van de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn of voor een ander legitiem en wettig doel.

Kandidaten en interim professionals:

  • Algemeen: als u toestemming hebt gegeven voor het bewaren van uw gegevens dan werken wij standaard met een bewaartermijn van 12 maanden, gerekend vanaf de datum waarop u toestemming hebt verleend.
  • Bemiddelingsrelatie: in geval van een ‘bemiddelingsrelatie’ bewaren wij uw gegevens 24 maanden vanaf het moment waarop het bemiddelingsproces met een opdrachtgever eindigt, dit onafhankelijk van het eindresultaat.
  • Start u een interim opdracht of tijdelijke inzet dan bewaren wij uw gegevens 24 maanden na einde van uw opdracht. De financiële data die hieraan verbonden zijn kennen een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Voor bezoekers van onze werkenbij website:

  • Als u toestemming hebt gegeven voor het bewaren van uw gegevens voor het ontvangen van een publicatie of whitepaper dan werken wij standaard met een bewaartermijn van 12 maanden.
  • Als u uzelf hebt ingeschreven voor onze (vacature)nieuwsbrief loopt deze inschrijving door totdat u deze zelf opzegt.

Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die wij verwerken:

  • U kunt toegang vragen tot de betreffende persoonsgegevens (zie het gedeelte over het verkrijgen van toegang tot uw persoonsgegevens hieronder).
  • U kunt verzoeken om onjuiste persoonsgegevens die wij verwerken, te verbeteren, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en u heeft het recht op dataportabiliteit.
  • In bepaalde omstandigheden (normaal gesproken wanneer de persoonsgegevens door u zijn verstrekt en het niet langer nodig is dat we deze blijven verwerken), heeft u mogelijk het recht om te verzoeken dat we de betreffende persoonsgegevens wissen.
  • Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw voorafgaande toestemming voor die verwerking, kunt u uw toestemming op ieder gewenst moment intrekken, waarna we de verwerking zullen stoppen.
  • Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens die door ons wordt uitgevoerd, kunt u contact met ons opnemen of een formele klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe u uw toestemming voor verwerking intrekt
U kunt uw toestemming voor elke relevante verwerking van persoonsgegevens intrekken door ons te schrijven op onderstaand adres. Ook kunt u ons vragen uw gegevens te verwijderen. Als u dit wenst dan kunt u contact opnemen met admin@ricoh-careers.nl. Verzoekt u ons uw gegevens te verwijderen dan sturen wij u hiervan uiteraard een bevestiging per email waarin de datum van verwijdering zal zijn opgenomen. Wij verwijderen al uw gegevens uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van u verzoek, tenzij verwerking nodig is voor het nakomen van een wettelijke plicht, onderbouwing van een rechtsvordering of een andere grond uit de AVG.

Hoe u uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens kunt uitoefenen
U kunt uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens uitoefenen door ons te schrijven op onderstaand adres.

Houd er rekening mee dat we u mogelijk om verdere informatie moeten vragen om uw identiteit te bevestigen voordat wij de gevraagde informatie verstrekken.

Onze contactgegevens.
Onze volledige contactgegevens zijn:

Ricoh Nederland B.V.
Magistratenlaan 2
5223 MD ‘s-Hertogenbosch
E-mail: admin@ricoh-careers.nl

De Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens is de toezichthoudende instantie in Nederland en kan u nadere informatie verstrekken over uw rechten en onze verplichtingen met betrekking tot uw persoonsgegevens, en kan klachten die u heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens behandelen.

Wijzigingen in dit beleid
Alle wijzigingen die we in de toekomst aanbrengen in ons privacy beleid zullen op deze pagina worden geplaatst en, indien van toepassing, per e-mail aan u worden gemeld. Kom regelmatig terug om updates of wijzigingen in ons privacy beleid te bekijken.

Datum van dit beleid
Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 01-07-2018